Organizar una despedida en el trabajo: guía práctica

Para organizar una despedida en el trabajo, acuerda la fecha con la persona, confirma el presupuesto y reparte las tareas entre dos o tres compañeros. Después, prepara un encuentro breve, unas palabras personales y un regalo conjunto elegido sin presionar a nadie para que aporte dinero. Tanto si se jubila como si cambia de trabajo, el objetivo es el mismo: darle las gracias sin imponerle una celebración que le incomode.

¿Cuándo poner la fecha y a quién invitar?

Organiza la despedida con dos o tres semanas de antelación, en un horario en el que la persona y sus compañeros más cercanos puedan asistir.

No des por hecho que tiene que ser el último día. Quizá tenga tareas que dejar hechas, material que devolver o un tren que coger. Una comida o un encuentro a última hora de la tarde unos días antes le dará más margen.

Pregúntale primero si le apetece, aunque el regalo vaya a ser una sorpresa:

Nos gustaría celebrar tu despedida con el equipo. ¿Prefieres una comida, un café o tomar algo al final del día? ¿Hay alguien a quien te gustaría invitar?

Después, consulta con el responsable o con administración qué espacios y horarios se pueden usar y cuáles son las normas internas. Si se jubila, pregúntale si quiere invitar a antiguos compañeros. No contactes con su familia sin su permiso.

Envía la invitación unas dos semanas antes y pide que confirmen su asistencia cinco días antes:

Hola a todos: proponemos reunirnos para despedir a Marta el jueves 18 de junio, de 16:30 a 17:30, en la sala común. Confirmad si venís antes del viernes 12 de junio. Habrá un regalo conjunto, pero participar es totalmente voluntario.

Si hay compañeros en remoto, ofréceles conectarse durante el discurso, en lugar de tenerlos una hora mirando un picoteo al que no pueden acceder.

¿Qué presupuesto hace falta y cómo repartirlo?

Separa el presupuesto del encuentro del del regalo y aclara qué pagará la empresa antes de pedir aportaciones a los compañeros.

Las cantidades de abajo son orientativas para hacer un cálculo, no importes que haya que imponer. El coste puede variar según el lugar, los comercios disponibles y las costumbres del equipo.

Partida	Presupuesto orientativo	Qué puedes incluir
Café y merienda	4 a 8 € por persona	Café, otras bebidas y algo dulce
Picoteo sencillo en la oficina	8 a 15 € por persona	Bebidas y algo salado o dulce para compartir
Comida encargada	15 a 25 € por persona	Menú individual o un bufé más completo
Regalo conjunto	10 a 20 € por persona que aporte	Una cantidad orientativa, siempre voluntaria

Para 15 personas, un picoteo sencillo costaría unos 120 a 225 €, sin contar el regalo. Pregunta si la empresa puede hacerse cargo de las bebidas, el pedido o la sala. Evita que alguien adelante una cantidad importante sin tener claro que se la devolverán.

Designa a una persona para llevar las cuentas y guardar los justificantes. Para el regalo, fija una fecha límite y explica qué haréis con el dinero sobrante antes de empezar a recogerlo.

Si te apetece participar en el regalo de Marta, puedes aportar lo que quieras antes del 10 de junio. No es obligatorio: dejarle unas palabras en la tarjeta también es un detalle estupendo.

No publiques cuánto ha puesto cada persona. Con un único recordatorio para todo el grupo es suficiente.

¿Cómo preparar un encuentro sencillo en la oficina?

Organiza algo de entre 45 y 60 minutos, con comida fácil de servir y las tareas bien repartidas.

Lo más práctico es elegir a tres personas responsables: una se ocupa del espacio y los pedidos, otra del regalo y la tarjeta, y otra del discurso. En un equipo pequeño, dos personas pueden repartirse estas tareas.

Cinco días antes, confirma cuántas personas irán y pregunta si hay alguna necesidad alimentaria, sin pedir detalles personales. Elige productos con ingredientes fáciles de identificar y guarda sus etiquetas. Asegúrate de que haya suficiente agua y bebidas sin alcohol; el alcohol no es necesario y debe ajustarse a las normas de la oficina.

El día antes, repasa esta lista:

• Sala reservada y accesible para todos los invitados.
• Pedido confirmado y una persona encargada de recogerlo.
• Vasos, servilletas, cubiertos y bolsas para la basura.
• Tarjeta firmada y regalo listo para entregar.
• Conexión probada si se conectan compañeros en remoto.

El mismo día, reserva entre 20 y 30 minutos para preparar el espacio. Deja las bebidas aparte para evitar aglomeraciones junto a la comida. Decide también quién recogerá: la persona que se va no debería acabar con la bayeta en la mano.

¿Qué decir en el discurso de despedida?

Prepara un discurso de dos o tres minutos con tres elementos: un agradecimiento, un recuerdo concreto y buenos deseos para la nueva etapa.

Puede hablar una sola persona en nombre del equipo. Si intervienen varios compañeros, acordad el orden y limitad cada turno a un minuto. El encuentro también debe dejar espacio para charlar sin guion.

Aquí tienes un texto para adaptar:

Marta, gracias por estos años con nosotros. Nos acordaremos especialmente de tu calma durante el lanzamiento del proyecto de septiembre y de cómo ayudabas a los nuevos a situarse. Te vamos a echar de menos y te deseamos lo mejor en esta nueva etapa. Aquí tienes un regalo y unas palabras de parte de todo el equipo.

Elige una anécdota que todo el mundo entienda. Evita historias embarazosas, bromas sobre la edad o detalles sobre su próximo sueldo. Si se jubila, menciona cosas que sepas que le apetecen, sin dar por hecho que va a pasarse el día en el jardín.

Pregúntale de antemano si quiere decir unas palabras. Quizá prefiera limitarse a dar las gracias. Antes de hacer fotos y compartirlas, asegúrate de que le parece bien.

¿Cómo elegir y entregar el regalo conjunto?

Elige el regalo teniendo en cuenta algo que sepas que le apetece y el dinero que realmente se haya reunido, no los tópicos sobre las despedidas o la jubilación.

Un compañero cercano puede preguntarle discretamente qué le gustaría. Un objeto relacionado con una afición, una actividad elegida entre todos o una aportación para un proyecto concreto suele funcionar mejor que algo caro pero impersonal.

Antes de hacer el pedido, comprueba tres cosas:

• ¿Ya tiene ese objeto?
• ¿La actividad exige elegir una fecha, desplazarse o reservar?
• ¿Los plazos de entrega y las condiciones de devolución os vienen bien?

Si prefiere compartir lo que le gusta, Seizenn es un servicio gratuito de listas de regalos y sin publicidad. Puede añadir regalos de distintas tiendas y compartir un solo enlace; los compañeros pueden consultar la lista y reservar sin tener que crear una cuenta. Puedes consultar la página Organizar una despedida en el trabajo, ver un ejemplo de lista de despedida o crear una lista de despedida.

También podéis hacer una aportación conjunta, por el importe que quiera cada persona. El dinero llega directamente a la persona a través de su enlace de pago o su IBAN: Seizenn no recauda el dinero. Si preferís comprar vosotros un regalo sorpresa, elegid a un compañero para recoger las aportaciones y hacer el pedido.

Entregad el regalo después del discurso, junto con una tarjeta en la que todos hayan podido escribir un recuerdo. Si el envío se retrasa, explica claramente qué habéis elegido y cuándo está previsto que llegue, sin prometer una fecha que no esté confirmada.

En resumen

Una despedida que sale bien requiere poca complicación, un presupuesto claro y un detalle personal.

• Dos o tres semanas antes: acuerda con la persona el formato y la fecha.
• Dos semanas antes: reserva el espacio e invita a los compañeros.
• Desde el principio: separa los gastos del encuentro y del regalo.
• Cinco días antes: confirma la asistencia y termina de organizar el pedido.
• El día antes: prepara la tarjeta, el regalo y el material.
• El mismo día: sé breve, da las gracias con algún ejemplo concreto y deja tiempo para charlar.
• Después: liquida los gastos y da las gracias a quienes hayan echado una mano.