Organizzare un aperitivo di saluto in ufficio: guida

Per organizzare un aperitivo di saluto in ufficio, concorda una data con la persona, definisci un budget e dividi i compiti tra due o tre colleghi. Poi prepara un momento breve, un discorso personale e un regalo di gruppo scelto senza mettere pressione sul budget di nessuno. Che si tratti di pensione o di un nuovo lavoro, l’obiettivo è ringraziare la persona senza imporle una cerimonia che potrebbe metterla a disagio.

Quando fissare la data e chi invitare?

Fissa l’aperitivo con due o tre settimane di anticipo, scegliendo un orario in cui la persona e i colleghi più vicini siano disponibili.

Non scegliere automaticamente l’ultimo giorno di lavoro. Potrebbe avere delle attività da passare ai colleghi, del materiale da restituire o un treno da prendere. Un pranzo o un aperitivo a fine giornata, qualche giorno prima, lascia più margine.

Chiedile prima se le va, anche se il regalo resta una sorpresa:

Ci piacerebbe festeggiare il tuo saluto con il team. Preferisci un pranzo, un caffè o un piccolo aperitivo a fine giornata? C’è qualcuno che vorresti invitare?

Poi verifica la sala, gli orari consentiti e le regole interne con il responsabile o l’ufficio che si occupa degli spazi. Per una pensione, chiedile se desidera invitare anche ex colleghi. Non contattare la sua famiglia senza il suo consenso.

Invita i colleghi circa due settimane prima e chiedi di confermare entro cinque giorni dall’aperitivo:

Ciao a tutti, ci ritroviamo per salutare Giulia giovedì 18 giugno, dalle 16:30 alle 17:30, nella sala comune. Per favore, confermate la vostra presenza entro venerdì 12 giugno. Stiamo preparando un regalo di gruppo; partecipare è del tutto facoltativo.

Per i colleghi da remoto, proponi di collegarsi durante il discorso, invece di tenerli davanti a un buffet a cui non possono accedere.

Quale budget prevedere e come dividerlo?

Tieni separati il budget per l’aperitivo e quello per il regalo, e chiarisci cosa copre l’azienda prima di chiedere contributi ai colleghi.

Le cifre qui sotto sono indicazioni utili per fare una stima, non importi da imporre. Il costo può variare in base al luogo, ai negozi disponibili e alle abitudini del team.

Voce	Indicazione di budget	Cosa puoi prevedere
Caffè e merenda	4–8 € a persona	Bevande calde, succhi e qualche dolce
Aperitivo semplice in ufficio	8–15 € a persona	Bevande e un assortimento di stuzzichini salati o dolci
Pranzo ordinato	15–25 € a persona	Un menu individuale o un buffet più completo
Regalo di gruppo	10–20 € a persona che contribuisce	Una cifra indicativa, con contributo libero

Per 15 persone, un aperitivo semplice costa quindi circa 120–225 €, escluso il regalo. Chiedi se l’azienda può occuparsi delle bevande, dell’ordine o della sala. Evita che un collega anticipi una cifra consistente senza aver concordato il rimborso.

Individua una persona che tenga traccia delle spese e conservi gli scontrini. Per il regalo, fissa una scadenza e spiega cosa succederà a eventuali soldi avanzati prima di raccogliere i contributi.

Se ti va di contribuire al regalo per Giulia, puoi lasciare la cifra che preferisci entro il 10 giugno. Non è obbligatorio: anche un pensiero scritto nel biglietto è più che gradito.

Non pubblicare mai l’elenco dei singoli contributi. Basta un solo promemoria rivolto a tutti.

Come preparare un momento semplice in ufficio?

Prepara un aperitivo di 45–60 minuti, con un buffet facile da servire e compiti ben distribuiti.

La soluzione più pratica è scegliere tre referenti: uno per la sala e gli ordini, uno per il regalo e il biglietto, uno per il discorso. In un team piccolo, due persone possono dividersi i compiti.

Cinque giorni prima, conferma il numero dei partecipanti e chiedi se ci sono esigenze alimentari, senza pretendere dettagli personali. Scegli prodotti con ingredienti facilmente identificabili e conserva le confezioni. Prevedi acqua e bevande analcoliche a sufficienza; l’alcol non è necessario e deve rispettare le regole dell’ufficio.

Il giorno prima, controlla questa breve lista:

• Sala prenotata e accessibile a tutti gli invitati.
• Ordine confermato e una persona incaricata di ritirarlo.
• Bicchieri, tovaglioli, posate e sacchi per i rifiuti.
• Biglietto firmato e regalo pronto da consegnare.
• Collegamento testato, se partecipano colleghi da remoto.

Il giorno stesso, tieni da parte 20–30 minuti per preparare la sala. Metti le bevande in un punto separato, così si evitano code attorno al buffet. Decidi anche chi riordinerà: chi se ne va non dovrebbe ritrovarsi con una spugna in mano.

Cosa dire nel discorso di saluto?

Prepara un discorso di due o tre minuti, con un ringraziamento, un ricordo concreto e un augurio per il futuro.

Può parlare una sola persona a nome del team. Se intervengono più colleghi, concordate l’ordine e limitate ogni intervento a un minuto. L’aperitivo deve lasciare spazio anche alle chiacchiere spontanee.

Ecco una traccia da personalizzare:

Giulia, grazie per questi anni insieme. Ci ricorderemo soprattutto della calma che hai mantenuto durante il lancio del progetto di settembre e di come hai aiutato i nuovi arrivati a orientarsi. Ci mancherai e ti auguriamo il meglio per questa nuova avventura. Ecco un regalo e un pensiero da parte di tutto il team.

Scegli un aneddoto che tutti possano capire. Evita storie imbarazzanti, battute sull’età o dettagli sul prossimo stipendio. Per una pensione, parla delle passioni che sai che la persona ha davvero, senza dare per scontato che passerà le giornate a fare giardinaggio.

Chiedile in anticipo se le va di dire due parole. Potrebbe preferire limitarsi a un semplice grazie. Per le foto, chiedile il permesso prima di scattarle e condividerle.

Come scegliere e consegnare il regalo di gruppo?

Scegli il regalo partendo da un desiderio che conosci e dalla cifra effettivamente raccolta, non da uno stereotipo sul cambio di lavoro o sulla pensione.

Un collega che la conosce bene può informarsi con discrezione. Un oggetto legato a una passione, un’esperienza da scegliere insieme o un contributo a un progetto concreto funzionano meglio di un acquisto costoso ma impersonale.

Prima di ordinare, verifica tre cose:

• La persona possiede già quell’oggetto?
• L’attività richiede una data precisa, uno spostamento o una prenotazione?
• I tempi di consegna e le condizioni di reso sono adatti?

Se preferisce indicare cosa le piacerebbe ricevere, Seizenn è un servizio gratuito per creare liste regalo, senza pubblicità. Può aggiungere regali di vari negozi e condividere un unico link; i colleghi possono consultare la lista e prenotare senza account. Puoi visitare la pagina Organizzare un aperitivo di saluto, vedere un esempio di lista per un saluto o creare una lista per un saluto.

È anche possibile partecipare insieme, con una cifra libera. Il denaro va direttamente alla persona tramite il suo link di pagamento o il suo IBAN: Seizenn non raccoglie i soldi. Se invece volete comprare voi un regalo a sorpresa, scegliete una persona che raccolga i contributi e faccia l’ordine.

Consegna il regalo dopo il discorso, insieme a un biglietto a cui tutti abbiano potuto aggiungere un ricordo. Se la consegna è in ritardo, spiega con chiarezza cosa avete scelto e quando dovrebbe arrivare, senza promettere una data incerta.

In breve

Un aperitivo di saluto riuscito richiede poca organizzazione, un budget trasparente e un pensiero personale.

• Due o tre settimane prima: concorda formato e data con la persona.
• Due settimane prima: prenota la sala e invita i colleghi.
• Fin dall’inizio: tieni separate le spese per l’aperitivo e quelle per il regalo.
• Cinque giorni prima: conferma le presenze e finalizza l’ordine.
• Il giorno prima: prepara il biglietto, il regalo e il materiale.
• Il giorno stesso: sii breve, ringrazia con sincerità e lascia spazio alle chiacchiere.
• Dopo l’aperitivo: sistema i rimborsi e ringrazia chi ha dato una mano.