Afscheidsborrel organiseren: praktische gids voor werk

Om een afscheidsborrel op het werk te organiseren, prik je een datum in overleg met de collega die vertrekt, spreek je een budget af en verdeel je de taken over twee of drie collega’s. Plan daarna een kort samenzijn, een persoonlijke speech en een groepscadeau waarvoor niemand zich verplicht hoeft te voelen om bij te dragen. Of iemand nu met pensioen gaat of van baan verandert, het doel is hetzelfde: bedanken zonder er een ongemakkelijke ceremonie van te maken.

Wanneer plan je de borrel en wie nodig je uit?

Plan de borrel twee à drie weken van tevoren, op een moment waarop de vertrekkende collega en diens naaste collega’s kunnen.

Kies niet automatisch de laatste werkdag. Misschien moet diegene nog werk overdragen, spullen inleveren of een trein halen. Een lunch of borrel aan het eind van de middag, een paar dagen voor vertrek, geeft meer ruimte.

Vraag eerst of de collega het een goed idee vindt, ook als het cadeau een verrassing blijft:

We willen je vertrek graag met het team markeren. Heb je liever een lunch, koffie of een kleine borrel aan het eind van de dag? Zijn er mensen die je er graag bij wilt hebben?

Check daarna de locatie, toegestane tijden en interne afspraken bij de leidinggevende of facilitair beheer. Vraag bij een pensioen ook of de collega oud-collega’s wil uitnodigen. Neem zonder toestemming geen contact op met familie.

Stuur de uitnodiging ongeveer twee weken van tevoren en vraag iedereen vijf dagen voor de borrel te reageren:

Hoi allemaal, we willen op donderdag 18 juni van 16.30 tot 17.30 uur samenkomen voor het afscheid van Noor, in de gezamenlijke ruimte. Laat uiterlijk vrijdag 12 juni weten of je erbij bent. We regelen een groepscadeau; bijdragen is helemaal vrijwillig.

Bied collega’s die op afstand werken de mogelijkheid om tijdens de speech online aan te haken, in plaats van ze een uur naar een borrel te laten kijken waar ze niet bij kunnen.

Welk budget heb je nodig en hoe verdeel je het?

Houd het budget voor de borrel en het cadeau apart. Maak ook duidelijk wat de werkgever betaalt voordat je collega’s om een bijdrage vraagt.

De bedragen hieronder zijn gangbare richtbedragen om een schatting te maken, geen bedragen die je moet opleggen. De kosten hangen onder meer af van de locatie, de winkels in de buurt en wat binnen het team gebruikelijk is.

Onderdeel	Richtbedrag	Waarvoor
Koffie en iets lekkers	€ 4 tot € 8 per aanwezige	Warme dranken, sap en wat lekkers
Eenvoudige borrel op kantoor	€ 8 tot € 15 per aanwezige	Drankjes en hartige of zoete hapjes
Bestelde lunch	€ 15 tot € 25 per aanwezige	Een individuele lunch of uitgebreider buffet
Groepscadeau	€ 10 tot € 20 per bijdrager	Een vrijblijvende richtlijn; iedereen kiest zelf het bedrag

Voor 15 mensen kost een eenvoudige borrel zo’n € 120 tot € 225, exclusief het cadeau. Vraag of de werkgever de drankjes, bestelling of ruimte kan betalen. Laat een collega geen groot bedrag voorschieten zonder dat de terugbetaling geregeld is.

Wijs iemand aan die de uitgaven bijhoudt en bonnetjes bewaart. Noem voor het cadeau een uiterste datum en vertel vooraf wat er met eventueel overgebleven geld gebeurt.

Wil je bijdragen aan het cadeau voor Noor? Je kunt tot en met 10 juni zelf bepalen hoeveel je geeft. Meedoen hoeft niet: een berichtje in de kaart is ook heel welkom.

Deel nooit wie hoeveel heeft bijgedragen. Eén gezamenlijke herinnering is genoeg.

Hoe regel je een eenvoudige borrel op kantoor?

Plan een borrel van 45 tot 60 minuten met hapjes die makkelijk uit te delen zijn en verdeel de taken duidelijk.

Het handigst is om drie aanspreekpunten te hebben: één voor de ruimte en de bestelling, één voor het cadeau en de kaart, en één voor de speech. In een klein team kunnen twee mensen die taken verdelen.

Check vijf dagen van tevoren hoeveel mensen komen en vraag of er dieetwensen zijn, zonder naar persoonlijke details te vragen. Kies producten waarvan de ingrediënten duidelijk zijn en bewaar de etiketten. Zorg voor genoeg water en alcoholvrije drankjes. Alcohol is niet nodig en moet passen binnen de regels op kantoor.

Loop de dag ervoor deze korte lijst na:

• De ruimte is gereserveerd en alle gasten kunnen erin.
• De bestelling is bevestigd en iemand haalt die op of neemt haar in ontvangst.
• Er zijn glazen, servetten, bestek en afvalzakken.
• De kaart is ondertekend en het cadeau ligt klaar.
• De onlineverbinding is getest als collega’s op afstand meedoen.

Houd op de dag zelf 20 tot 30 minuten vrij om alles klaar te zetten. Zet de drankjes apart om opstoppingen bij het eten te voorkomen. Spreek ook af wie opruimt: de collega die vertrekt hoort niet met een spons in de hand te eindigen.

Wat zeg je in een afscheidsspeech?

Bereid een speech van twee à drie minuten voor met een bedankje, een concrete herinnering en een wens voor de toekomst.

Eén persoon kan namens het team spreken. Als meerdere collega’s iets willen zeggen, spreek dan een volgorde af en houd iedere bijdrage op maximaal een minuut. Zo blijft er genoeg tijd over om gewoon met elkaar te praten.

Gebruik dit voorbeeld als basis en pas het aan:

Noor, bedankt voor de afgelopen jaren. We zullen vooral je rust tijdens de start van het project in september onthouden, en hoe je nieuwe collega’s altijd op weg hielp. We gaan je missen en wensen je veel plezier met deze nieuwe stap. Namens het hele team geven we je dit cadeau en deze kaart mee.

Kies een anekdote die iedereen kan volgen. Laat gênante verhalen, grappen over leeftijd en details over het volgende salaris achterwege. Praat bij een pensioen over plannen waarvan je weet dat de collega ze heeft; ga er niet zomaar van uit dat diegene straks de hele dag in de tuin werkt.

Vraag vooraf of de collega zelf nog iets wil zeggen. Misschien houdt die het liever bij een kort bedankje. Vraag ook toestemming voordat je foto’s maakt of deelt.

Hoe kies en geef je het groepscadeau?

Kies iets dat aansluit bij een bekende wens en bij het bedrag dat echt is opgehaald, niet bij een cliché over vertrekken of met pensioen gaan.

Een collega die dicht bij de vertrekkende persoon staat, kan discreet polsen wat diegene leuk vindt. Iets voor een hobby, een uitje dat jullie samen uitkiezen of een bijdrage aan een concreet plan is vaak beter dan een duur maar onpersoonlijk cadeau.

Check voor je bestelt deze drie punten:

• Heeft de collega dit al?
• Zit er een datum, reis of reservering aan de activiteit vast?
• Zijn de bezorgtermijn en retourvoorwaarden in orde?

Als de collega liever zelf ideeën verzamelt, is Seizenn een gratis verlanglijstjesdienst zonder advertenties. Diegene kan cadeaus van verschillende winkels toevoegen en één link delen; collega’s kunnen de lijst bekijken en een cadeau reserveren zonder account. Bekijk de pagina Een afscheidsborrel organiseren, een voorbeeld van een afscheidsverlanglijst of maak een afscheidsverlanglijst.

Samen bijdragen kan ook; iedereen kiest zelf het bedrag. Het geld gaat rechtstreeks naar de collega via diens betaallink of IBAN: Seizenn verzamelt geen geld. Willen jullie zelf een verrassingscadeau kopen, laat dan één collega de bijdragen verzamelen en de bestelling plaatsen.

Geef het cadeau na de speech, samen met een kaart waarin iedereen een herinnering kan opschrijven. Komt het cadeau later aan, vertel dan eerlijk wat jullie hebben gekozen en wanneer het naar verwachting arriveert. Beloof geen bezorgdatum waar je niet zeker van bent.

Kort samengevat

Een geslaagde afscheidsborrel vraagt om weinig gedoe, een duidelijk budget en een persoonlijke attentie.

• Twee à drie weken van tevoren: stem de vorm en datum af met de collega.
• Twee weken van tevoren: reserveer de ruimte en nodig collega’s uit.
• Vanaf het begin: houd de kosten voor de borrel en het cadeau apart.
• Vijf dagen van tevoren: bevestig het aantal aanwezigen en rond de bestelling af.
• De dag ervoor: leg de kaart, het cadeau en de spullen klaar.
• Op de dag zelf: houd het kort, bedank de collega concreet en geef iedereen de tijd om bij te praten.
• Na afloop: regel eventuele terugbetalingen en bedank de mensen die hebben geholpen.