Abschied im Büro organisieren: Der praktische Leitfaden

Für eine Abschiedsfeier im Büro stimmst du den Termin mit der betreffenden Person ab, legst ein Budget fest und verteilst die Aufgaben auf zwei oder drei Kolleginnen und Kollegen. Plane anschließend ein kurzes Beisammensein, eine persönliche Rede und ein gemeinsames Geschenk, ohne finanziellen Druck aufzubauen. Ob Ruhestand oder Jobwechsel: Es geht darum, der Person Danke zu sagen, ohne ihr eine Feier aufzudrängen, die ihr unangenehm ist.

Wann ist der richtige Termin und wen lädst du ein?

Lege den Termin zwei bis drei Wochen im Voraus fest – am besten zu einer Zeit, zu der die Person und ihre engsten Kolleginnen und Kollegen können.

Nimm nicht automatisch den letzten Arbeitstag. Vielleicht muss die Person noch Aufgaben übergeben, Arbeitsmittel zurückgeben oder einen Zug erreichen. Ein Mittagessen oder ein Treffen am späten Nachmittag ein paar Tage vor dem Abschied lässt mehr Spielraum.

Frag zuerst nach ihrem Einverständnis, auch wenn das Geschenk eine Überraschung bleiben soll:

Wir würden deinen Abschied gern mit dem Team feiern. Was ist dir lieber: ein Mittagessen, ein Kaffee oder ein kleiner Umtrunk am späten Nachmittag? Gibt es jemanden, den du gern dabeihättest?

Kläre anschließend mit der Führungskraft oder dem Facility Management, welcher Raum verfügbar ist, welche Zeiten erlaubt sind und welche internen Regeln gelten. Bei einer Verabschiedung in den Ruhestand fragst du, ob die Person auch ehemalige Kolleginnen und Kollegen einladen möchte. Kontaktiere ihre Familie nur mit ihrem Einverständnis.

Verschicke die Einladung etwa zwei Wochen vorher und bitte um Rückmeldung bis fünf Tage vor der Feier:

Hallo zusammen, wir möchten uns am Donnerstag, den 18. Juni, von 16:30 bis 17:30 Uhr im Aufenthaltsraum von Camille verabschieden. Bitte gebt bis Freitag, den 12. Juni, Bescheid, ob ihr dabei seid. Ein gemeinsames Geschenk ist geplant – die Beteiligung ist selbstverständlich freiwillig.

Biete Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice eine Teilnahme per Video während der Rede an, statt sie eine Stunde lang vor einem unerreichbaren Buffet sitzen zu lassen.

Welches Budget ist sinnvoll und wie teilst du die Kosten auf?

Trenne das Budget für die Feier von dem für das Geschenk und kläre, welche Kosten der Arbeitgeber übernimmt, bevor du Kolleginnen und Kollegen um einen Beitrag bittest.

Die folgenden Beträge sind grobe Richtwerte für deine Planung, keine Vorgaben. Je nach Ort, Einkaufsmöglichkeiten und Gewohnheiten im Team können die Kosten variieren.

Posten	Richtwert	Was du einplanen kannst
Kaffee und Kuchen	4 bis 8 € pro Person	Heißgetränke, Saft und etwas Süßes
Kleine Feier im Büro	8 bis 15 € pro Person	Getränke und eine Auswahl an herzhaften oder süßen Snacks
Bestelltes Mittagessen	15 bis 25 € pro Person	Einzelmenüs oder ein größeres Buffet
Gemeinsames Geschenk	10 bis 20 € pro Person, die mitmacht	Ein unverbindlicher Vorschlag; die Höhe des Beitrags ist frei wählbar

Bei 15 Personen kostet eine kleine Feier etwa 120 bis 225 €, ohne Geschenk. Frag nach, ob der Arbeitgeber Getränke, die Bestellung oder den Raum übernehmen kann. Vermeide, dass eine Kollegin oder ein Kollege größere Beträge vorstreckt, ohne dass die Erstattung geklärt ist.

Bestimme eine Person, die die Ausgaben im Blick behält und Belege aufbewahrt. Nenne für das Geschenk einen Stichtag und erkläre vor dem Einsammeln des Geldes, was mit einem möglichen Restbetrag passiert.

Wenn du dich an Camilles Geschenk beteiligen möchtest, kannst du bis zum 10. Juni so viel geben, wie du möchtest. Das ist natürlich freiwillig – ein paar persönliche Worte in der Karte sind genauso willkommen.

Veröffentliche niemals, wer wie viel gegeben hat. Eine gemeinsame Erinnerung an die Frist reicht.

Wie organisierst du eine unkomplizierte Feier im Büro?

Plane 45 bis 60 Minuten ein, stelle ein einfaches Buffet zusammen und verteile die Aufgaben klar.

Am einfachsten ist es, drei Personen einzuteilen: eine kümmert sich um Raum und Bestellung, eine um Geschenk und Karte, eine um die Rede. In einem kleinen Team können sich auch zwei Personen die Aufgaben teilen.

Frag fünf Tage vorher nach der Zahl der Teilnehmenden und erkundige dich nach Unverträglichkeiten oder Essenswünschen, ohne persönliche Details zu verlangen. Wähle Speisen, deren Zutaten erkennbar sind, und bewahre die Etiketten auf. Plane genügend Wasser und alkoholfreie Getränke ein. Alkohol ist nicht nötig und muss den Regeln am Arbeitsplatz entsprechen.

Geh am Vortag diese kurze Checkliste durch:

• Raum reserviert und für alle Gäste zugänglich.
• Bestellung bestätigt und eine Person für die Annahme bestimmt.
• Gläser, Servietten, Besteck und Müllbeutel vorhanden.
• Karte unterschrieben und Geschenk bereit zur Übergabe.
• Videokonferenz getestet, falls Kolleginnen und Kollegen online teilnehmen.

Plane am Tag selbst 20 bis 30 Minuten zum Vorbereiten ein. Stell die Getränke separat auf, damit es am Buffet nicht zu Staus kommt. Klär auch, wer hinterher aufräumt – die Person, die geht, sollte nicht am Ende mit dem Schwamm in der Hand dastehen.

Was sagst du in der Abschiedsrede?

Bereite eine zwei- bis dreiminütige Rede vor: mit einem Dank, einer konkreten Erinnerung und guten Wünschen für den nächsten Abschnitt.

Eine Person kann im Namen des Teams sprechen. Wenn mehrere etwas sagen möchten, legt die Reihenfolge fest und begrenzt jeden Beitrag auf eine Minute. Es sollte noch genug Zeit für spontane Gespräche bleiben.

Diese Vorlage kannst du anpassen:

Camille, danke für die gemeinsame Zeit mit uns. Besonders werden wir uns daran erinnern, wie ruhig du den Projektstart im September begleitet hast und wie du neuen Kolleginnen und Kollegen geholfen hast, sich zurechtzufinden. Du wirst uns fehlen, und wir wünschen dir viel Freude bei allem, was jetzt kommt. Hier ist ein Geschenk und eine Karte vom ganzen Team.

Wähle eine Anekdote, die alle verstehen. Lass peinliche Geschichten, Witze über das Alter und Details zum künftigen Gehalt weg. Bei einer Verabschiedung in den Ruhestand kannst du auf bekannte Pläne der Person eingehen, aber geh nicht einfach davon aus, dass sie ihre Tage mit Gartenarbeit verbringen wird.

Frag vorher, ob die Person selbst etwas sagen möchte. Vielleicht will sie einfach nur Danke sagen. Hol auch ihr Einverständnis ein, bevor du Fotos machst oder teilst.

Wie wählst du das gemeinsame Geschenk aus und überreichst es?

Richte dich bei der Geschenkauswahl nach einem bekannten Wunsch und dem tatsächlich gesammelten Betrag – nicht nach Klischees über Jobwechsel oder Ruhestand.

Eine Kollegin oder ein Kollege, die der Person nahestehen, kann vorsichtig nachfragen. Ein Gegenstand passend zu einem Hobby, ein gemeinsam ausgesuchtes Erlebnis oder ein Beitrag zu einem konkreten Vorhaben kommt meist besser an als ein teurer, aber unpersönlicher Kauf.

Prüfe vor der Bestellung drei Dinge:

• Hat die Person den Gegenstand vielleicht schon?
• Gibt es für ein Erlebnis einen festen Termin, eine Anreise oder eine Reservierung?
• Passen Lieferzeit und Rückgabebedingungen?

Wenn die Person ihre Wünsche lieber selbst festhält: Seizenn ist ein kostenloser, werbefreier Dienst für Geschenkelisten. Sie kann Geschenke aus verschiedenen Shops hinzufügen und eine einzelne Liste teilen. Kolleginnen und Kollegen können die Liste ohne Konto ansehen und Geschenke reservieren. Hier kannst du die Seite Abschiedsfeier organisieren entdecken, ein Beispiel für eine Abschiedsliste ansehen oder eine Abschiedsliste erstellen.

Auch ein gemeinsames Geldgeschenk ist möglich; jede Person entscheidet selbst, wie viel sie beitragen möchte. Das Geld geht über den Zahlungslink oder die IBAN direkt an die beschenkte Person – Seizenn nimmt kein Geld entgegen. Wenn ihr selbst ein Überraschungsgeschenk kaufen möchtet, bestimmt stattdessen eine Person, die die Beiträge einsammelt und die Bestellung aufgibt.

Überreiche das Geschenk nach der Rede und gib die Karte dazu, in die alle eine Erinnerung schreiben konnten. Falls die Lieferung sich verspätet, sag offen, was bestellt wurde und wann es voraussichtlich ankommt. Versprich keinen unsicheren Liefertermin.

Das Wichtigste auf einen Blick

Eine gelungene Abschiedsfeier braucht wenig Aufwand, ein transparentes Budget und eine persönliche Geste.

• Zwei bis drei Wochen vorher: Format und Termin mit der Person abstimmen.
• Zwei Wochen vorher: Raum reservieren und Kolleginnen und Kollegen einladen.
• Von Anfang an: Kosten für Feier und Geschenk getrennt halten.
• Fünf Tage vorher: Teilnehmendenzahl bestätigen und Bestellung abschließen.
• Am Vortag: Karte, Geschenk und benötigtes Material bereitlegen.
• Am Tag selbst: Die Feier kurz halten, konkret Danke sagen und Zeit für Gespräche lassen.
• Danach: Auslagen erstatten und allen danken, die mitgeholfen haben.